Auf einen Blick
Eine technische Klaviyo-Anbindung beantwortet die Datenschutzfragen Ihres Shops nicht allein. Dokumentieren Sie Datenherkunft, Verwendungszweck, Einwilligung und Zuständigkeit. Lassen Sie rechtliche Zweifelsfälle anhand des konkreten Ablaufs prüfen, statt aus einer aktivierten Einstellung eine pauschale Freigabe abzuleiten.
Mit einer Bestandsaufnahme beginnen
Notieren Sie, an welchen Stellen Ihr Shop Informationen erfasst: Checkout, Newsletter-Formular, Kundenkonto, Import, Support oder ein angebundenes Tool. Schreiben Sie zu jeder Quelle auf, welche Felder und Ereignisse an Klaviyo gelangen und wofür sie dort verwendet werden. Ein Kaufereignis und die Berechtigung für Werbe-E-Mails sind verschiedene Informationen.
Beginnen Sie mit einem kontrollierten Testprofil. Prüfen Sie die Angaben im Shop und anschließend im Klaviyo-Profil. Stimmen Zeitstempel, Quelle und Status überein? Enthält das Profil zusätzliche Angaben, die im sichtbaren Formular nicht vorkamen? Dieser Weg macht die tatsächliche Erfassung greifbar. Eine allgemeine Liste verfügbarer Integrationsfunktionen ersetzt diese Prüfung nicht.
Was muss bei einer Werbe-Einwilligung zusammenpassen?
Für Werbung per elektronischer Post verlangt § 7 UWG grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Die Bestandskundenausnahme in Absatz 3 setzt mehrere gleichzeitig erfüllte Bedingungen voraus: eine im Zusammenhang mit einem Verkauf erhaltene Adresse, Werbung für eigene ähnliche Angebote, keinen Widerspruch und klare Hinweise auf die Widerspruchsmöglichkeit bei Erhebung und jeder Verwendung. Dabei dürfen für den Widerspruch keine anderen Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Prüfen Sie den konkreten Fall; eine vorhandene Bestellung ist allein kein ausreichender Nachweis.
Dokumentieren Sie den Text, die Quelle und den Zeitpunkt der Anmeldung sowie die technische Bestätigung. Der Ratgeber zu Formularen und Double-Opt-in beschreibt den Testablauf. Achten Sie bei Importen auf belegbare Herkunft. Ein im Tool gesetzter Status stellt fehlende Nachweise nicht nachträglich her.
Auftragsverarbeitung und beteiligte Anbieter prüfen
Klaviyo veröffentlicht einen Vertrag zur Datenverarbeitung und Informationen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen. Ordnen Sie diese Unterlagen Ihrem tatsächlich verwendeten Account und den gebuchten Leistungen zu. Prüfen Sie außerdem die angebundenen Dienstleister, Zugriffsrechte und vertraglichen Rollen. Ein Plugin kann einen weiteren Anbieter in den Datenweg einbringen.
Halten Sie fest, wer im Team Accountrechte verwaltet, wer neue Integrationen freigibt und wer Änderungen an der Datenverwendung prüft. Die verfügbaren Verträge sind eine Grundlage für diese Prüfung. Sie bestätigen keine pauschale Rechtmäßigkeit jedes Shops, jeder Importliste oder jeder Tracking-Konfiguration.
Formular, Cookie-Einstellungen und Tracking gemeinsam ansehen
Ein Formular kann eine Werbe-Einwilligung erfassen, während Website-Tracking über andere Einstellungen läuft. Prüfen Sie beide Abläufe getrennt und anschließend im Zusammenhang. Testen Sie die Seite vor einer Auswahl im Cookie-Banner, nach Ablehnung, nach Zustimmung und nach einem Widerruf. Dokumentieren Sie, welche Dienste und Ereignisse jeweils aktiv sind.
Kontrollieren Sie auch die sichtbaren Informationen: Datenschutzhinweise, Formularversprechen und tatsächlich erhobene Daten sollten zusammenpassen. Für zusätzliche Profilmerkmale gilt eine einfache Arbeitsfrage: Welche konkrete Entscheidung verbessert dieses Feld? Wenn sich kein notwendiger Zweck nennen lässt, gehört das Feld nicht automatisch in die Erfassung.
Abmeldung, Auskunft und Löschung als Abläufe organisieren
Eine Abmeldung vom Newsletter, eine Versandunterdrückung und die Löschung eines Profils sind unterschiedliche Aktionen. Prüfen Sie anhand eines Testprofils, was die jeweilige Aktion auslöst und ob angebundene Systeme den gewünschten Stand übernehmen. Legen Sie für Auskunfts- und Löschanfragen eine verantwortliche Person sowie eine nachvollziehbare Bearbeitung fest.
Bei einer Beschwerde oder Abmahnung sichern Sie die relevante Anfrage, Anmeldebelege und die betroffenen Einstellungen. Stoppen Sie einen fraglichen Ablauf bei Bedarf gezielt und geben Sie die rechtliche Bewertung an die zuständige Fachperson. Eine automatisch formulierte Antwort oder das unüberlegte Löschen von Belegen kann die Klärung erschweren.
Die nächste Prüfung konkret festlegen
- Eine Erfassungsquelle und den Zweck auswählen.
- Ein Testprofil vom Shop bis Klaviyo verfolgen.
- Einwilligungsnachweise und sichtbare Texte abgleichen.
- Verträge, Anbieter und Zugriffsrechte zuordnen.
- Abmeldung, Widerruf und angefragte Rechte prüfen.
- Offene Fragen mit Zuständigkeit und Frist dokumentieren.
Der Leitfaden hilft bei der organisatorischen und technischen Bestandsaufnahme. Eine rechtliche Freigabe für Ihren individuellen Datenprozess muss dessen konkrete Ausgestaltung berücksichtigen.
Quellen und weiterführende Dokumentation
Produktdokumentation und Primärquellen zu den beschriebenen Schritten. Redaktioneller Quellenstand: 5. Oktober 2026.
