Auf einen Blick
Nutzen Sie das Briefing unten für alle Anbieter. Lassen Sie sich pro Leistung das Ergebnis, die eigene Zuarbeit und die Zuständigkeit nennen. Vergleichen Sie anschließend vollständige Designbeispiele und einen erklärten Report, bevor Sie Umfang und Preis gegeneinander abwägen.
Ein Briefing, das Sie direkt verwenden können
Kopieren Sie diese Punkte in Ihre Anfrage. Wo eine Information fehlt, schreiben Sie „noch zu klären“. Das ist hilfreicher als geschätzte Zahlen ohne Grundlage. Für die erste Einordnung genügen zusammengefasste Angaben; Zugangsdaten oder personenbezogene Empfängerlisten gehören nicht in die Anfrage.
Briefing für unser E-Mail-Marketing
- Shop und Sortiment: URL, wichtigste Produktgruppen, B2B/B2C, Länder und Sprachen.
- Systeme: Shopsystem, E-Mail-Plattform, weitere relevante Schnittstellen.
- Bestand: aktuelle Versandhäufigkeit, Zahl der für Marketing anschreibbaren Kontakte mit Stichtag, vorhandene Flows.
- Problem: Welche Aufgabe bleibt liegen? Bitte ein konkretes Beispiel, etwa fehlende Produkttexte oder ungeprüfte Automationen.
- Ziel der ersten Phase: Was soll danach vorhanden sein oder verlässlich ablaufen?
- Unser Beitrag: verfügbare Bilder, Produktinformationen, interne Ansprechpartner und Zeit für Freigaben.
- Gewünschte Übernahme: Strategie, Text, Design, technische Einrichtung, Versand oder Auswertung – jeweils markieren.
- Rahmen: gewünschter Start, Budgetrahmen und absehbare Aktionen oder Produkteinführungen.
Ein konkretes Phasenziel wäre: „Unsere drei vorhandenen Flows sollen dokumentiert, auf doppelte Nachrichten geprüft und die priorisierten Fehler behoben sein.“ Ob drei Flows oder ein anderer Umfang passen, ergibt sich aus Ihrem Bestand. Der Flow-Ratgeber hilft, diese Aufgaben genauer zu beschreiben.
Den Leistungsumfang vergleichbar machen
Bitten Sie um eine Abgrenzung zwischen einmaliger Einrichtung und laufender Betreuung. Lassen Sie sich außerdem für eine typische Newsletter-Ausgabe den Weg von der Themenidee bis zum Versand zeigen. An jedem Schritt sollte feststehen, wer liefert, wer prüft und wer freigibt.
| Bereich | Konkrete Frage | Hilfreicher Nachweis |
|---|---|---|
| Planung | Wer entwickelt die Themen, wenn wir nur Produktdaten liefern? | Beispiel für einen Themenplan mit Zielgruppe, Anlass und benötigtem Material. |
| Text & Design | Sind Konzeption und Korrekturen enthalten? | Vollständiger Entwurf; benannte Zahl und Umfang der Überarbeitungen. |
| Technik | Welche bestehenden Flows werden geprüft und gegebenenfalls geändert? | Liste der betroffenen Abläufe, Prüfkriterien und dokumentierten Änderungen. |
| Auswertung | Was passiert nach einem auffälligen Ergebnis? | Report mit Interpretation, nächster Aufgabe und Zuständigkeit. |
| Versand | Wer kontrolliert Empfänger, Links, Preise und Termin? | Benannte Freigabe und dokumentierter Test vor dem Versand. |
Prüfen Sie auch, ob neue Automationen, die Überarbeitung bestehender Mails und laufende Kampagnen separat kalkuliert werden. Mengenangaben sollten verständlich sein: Zählen Varianten, Korrekturschleifen oder unterschiedliche Sprachen jeweils als eigene Mail? Je klarer das Angebot, desto leichter lässt sich der tatsächliche Umfang beurteilen.
Beispiele und Kundenberichte richtig einordnen
Lassen Sie sich einen vollständigen Entwurf zeigen und zwei Entscheidungen daran erklären: Warum steht dieser Inhalt am Anfang, und warum führt der Hauptlink zu diesem Ziel? Der kommentierte Normrahmen-Entwurf zeigt, wie sich ein Layout auf diese Weise lesen lässt. Weitere Designbeispiele aus unserer Arbeit finden Sie in der Galerie. Ein Bildexport zeigt die Gestaltung; für die technische Qualität braucht es zusätzlich eine Testmail.
Kundenberichte geben zusätzlich Einblicke in die Zusammenarbeit. Fragen Sie bei Umsatzangaben nach Ausgangslage, Zeitraum, Messdefinition und gleichzeitig laufenden Aktionen. In der Fallstudie mit Sabro finden Sie einen Kundenbericht über Newsletter, einen VIP-Sale und Entlastung im Alltag; bei Seaside64 geht es auch um die Qualität der Newsletter und die Entlastung des Teams. Solche Berichte beschreiben einzelne Erfahrungen, keine Prognose für Ihren Shop.
Plattformkenntnis und Messlogik prüfen
Wenn Sie Klaviyo einsetzen, lassen Sie sich erklären, wie die Agentur Trigger, Profilfilter und Überschneidungen zwischen Nachrichten kontrolliert. Eine hilfreiche Frage lautet: „Was passiert mit einem Checkout-Abbrecher, der vor der nächsten Mail doch kauft?“ Die offizielle Dokumentation zu Flow-Filtern bietet eine Grundlage für das Gespräch.
Auch das Reporting sollte verständlich bleiben. Fragen Sie, ob Änderungen an Attributionsfenstern kenntlich gemacht werden und wie Umsatz, Rabatte, Abmeldungen und Listenentwicklung zusammen bewertet werden. Unterschiedliche Berichte aus Klaviyo und GA4 sollten erklärt werden können. Unser Leitfaden zu E-Mail-Marketing-Kennzahlen ordnet diese Messfragen ein.
Fragen Sie zudem, wer in der Zusammenarbeit konkret an Ihrem Account arbeitet. Ein Partnerverzeichnis hilft bei der Recherche; für die Auswahl benötigen Sie daneben Antworten auf die Aufgaben aus Ihrem Briefing.
Zuständigkeiten und Startphase klären
- Zugänge: Welche Berechtigungen werden benötigt, wer verwaltet sie und wer bleibt für den Account verantwortlich?
- Material: Wer liefert Produktinformationen, Bilder, Angebote und aktuelle Verfügbarkeiten?
- Freigaben: Wer entscheidet über Texte, Preise und Versand? Wie viel Zeit ist für Rückmeldungen vorgesehen?
- Qualität: Welche Tests erfolgen vor dem Start, und wie werden Fehler oder Rückfragen bearbeitet?
- Übergabe: Wie werden Vorlagen, Flow-Logik und bisherige Ergebnisse dokumentiert?
Überprüfen Sie das Angebot zuletzt mit einer einfachen Gegenprobe: Könnte Ihr Team anhand der Beschreibung sagen, welche Arbeit nach dem ersten Monat erledigt sein muss? Wenn dort nur „laufende Optimierung“ steht, lassen Sie sich Umfang und erwartete Arbeitsergebnisse erläutern. Bewerten Sie anschließend Agenturhonorar, Plattformkosten und verbleibenden internen Aufwand zusammen.
Quellen und weiterführende Dokumentation
Die verlinkten Quellen ergänzen die Beispiele und Planungshilfen im Artikel. Quellenstand: 10. September 2026.